Obsługa informatyczna firm – korzyści, wady i koszty

Obsługa informatyczna firm – korzyści, wady i koszty

Informatyczna obsługa firm bezpieczeństwo dla małych firm.
Informatyczna obsługa firm a RODO w firmach

Jeśli rozważasz outsourcing IT dla swojej firmy, być może zastanawiasz się, czy jest to dobry wybór dla Twojej firmy. W poniższym artykule omawiamy korzyści, wady i koszty związane z tego typu usługami. Ponadto omawiamy okres przejściowy. Chociaż nie jest to dobry pomysł, aby zlecić całą pracę IT na raz, nadal można skorzystać z tej usługi, jeśli wiesz, czego szukać.

Korzyści

Jedną z najbardziej oczywistych korzyści płynących z outsourcingu IT jest to, że pozwala on firmom uzyskać dostęp do wiedzy i umiejętności ekspertów, które mogą nie być dostępne w firmie. Zamiast stale szkolić i rekrutować nowych pracowników, firmy mogą skupić się na umiejętnościach, które robią najlepiej. Outsourcing może również obniżyć koszty. Przekazując zadania stronie trzeciej, firmy mogą zaoszczędzić pieniądze i czas, jednocześnie zwiększając wydajność.

Outsourcing operacji IT to coraz popularniejsza decyzja biznesowa. Korzyści płynące z takiego rozwiązania to m.in. niższe koszty, łatwiejszy dostęp do ekspertów w danej dziedzinie oraz usprawnienie procesu odzyskiwania danych po awarii. Istnieją jednak również pewne minusy. Chociaż firmy mogą zyskać na zwiększonej elastyczności, mogą również stracić kontrolę nad całą infrastrukturą IT.

Jednym z głównych kosztów, z jakimi borykają się firmy, są wynagrodzenia pracowników. Zatrudnienie stałego pracownika może być kosztowne, zwłaszcza dla małych firm. Outsourcing IT pozwala firmom zatrudnić kierownika IT na pół etatu zamiast płacić wysokie pensje. Outsourcing pozwala również firmom zatrudniać tylko to, czego potrzebują na zasadzie projektu. W rezultacie mogą one zaoszczędzić pieniądze na wynagrodzeniach i świadczeniach.

Oprócz redukcji kosztów, outsourcing IT pozwala firmom skupić się na tym, co dla nich najważniejsze. Outsourcing może zmniejszyć liczbę błędów, które mogą spowodować utratę biznesu. Outsourcing daje również firmom dostęp do ekspertów od cyberbezpieczeństwa, którzy mogą utrzymać ich oprogramowanie na bieżąco. Outsourcing to dobra opcja dla firm każdej wielkości.

Outsourcowane firmy IT mogą zapewnić specjalistyczne doradztwo oraz dostęp do najnowszych technologii i ofert. Firmy outsourcingowe często będą miały lepsze zrozumienie branży firmy i jej kultury. Będą w stanie zaoferować porady i zalecenia dotyczące najlepszej strategii IT dla firmy. Mają również zasoby i wiedzę, aby zapewnić, że klienci są zadowoleni z nowego systemu.

Outsourcing IT może uzupełnić wewnętrzne zespoły IT, uwalniając ich czas. Wewnętrzne zespoły mogą skupić się na innych aspektach działalności. Mogą zająć się wewnętrznym rozwiązywaniem problemów, monitorowaniem, tworzeniem kopii zapasowych, konfiguracją oprogramowania i podstawowym wsparciem.

Wady

Największą korzyścią z outsourcingu dla firm jest efektywność kosztowa. Wysyłając miejsca pracy za granicę, firmy mogą obniżyć koszty pracy i zwiększyć zyski. W niektórych przypadkach, firmy mogą nawet zlecić pracę w krajach o niższych kosztach pracy. W takich przypadkach zwiększone zyski mogą przeważyć nad utratą lokalnych miejsc pracy. Jednak outsourcing nie jest pozbawiony wad.

Outsourcing może spowodować, że niektóre firmy obniżą standardy pracy i ochrony środowiska. Jest to kwestia, którą często podnoszą krytycy NAFTA. Jednakże może on również stworzyć więcej możliwości dla pracowników w innych krajach. Outsourcing może również prowadzić do obniżenia płac dla amerykańskich pracowników, ale nie jest to szczególnie pocieszająca perspektywa dla amerykańskich społeczności produkcyjnych.

Outsourcing jest również ryzykowny dla firmy, która zleca pracę na zewnątrz. Jeśli firma outsourcingowa nie wykonuje zadań zgodnie z ustaleniami, firma może stracić pieniądze. Ważne jest, aby jasno określić warunki w każdej umowie, którą się podpisuje. Inną wadą outsourcingu jest to, że może on wiązać firmę z dobrą kondycją finansową strony trzeciej. W przypadku niepowodzenia, firma może stanąć w obliczu niepowodzenia finansowego lub nawet bankructwa.

Jedną z głównych korzyści z outsourcingu dla firm jest to, że pomaga on obniżyć koszty operacyjne. Koszty pracy, koszty produkcji i czynsz są zwykle znacznie niższe w krajach, w których outsourcing jest najbardziej rozpowszechniony. Ponadto, wraz z obniżeniem kosztów może wzrosnąć wydajność firmy. To z kolei może zwiększyć rentowność i konkurencyjność w danej branży. Inną zaletą outsourcingu jest to, że uwalnia on firmę od konieczności inwestowania w sprzęt i technologie kapitałowe.

Przy zatrudnianiu kogoś z zewnątrz ważne jest, aby rozważyć dopasowanie kulturowe. W niektórych przypadkach pracownicy z zewnątrz nie są tak zaangażowani w misję firmy. Ważne jest również, aby wiedzieć, co oni potrafią. Podczas gdy pracownik z zewnątrz może mieć umiejętności i doświadczenie do wykonania pracy, może nie być tak zaangażowany w wizję firmy.

Istnieją również inne wady outsourcingu. Niektóre firmy mogą być ostrożne w zlecaniu pewnych zadań na zewnątrz ze względu na ryzyko problemów z jakością. Chociaż pewne rodzaje outsourcingu są często bardzo udane, firmy muszą upewnić się, że wybierają renomowaną firmę outsourcingową, która będzie w stanie dobrze wykonać zadanie. Na przykład firma, która chce zlecić na zewnątrz obsługę klienta, może chcieć zwrócić uwagę na firmę, która oferuje doskonałą obsługę klienta i szybko reaguje na jego skargi.

Koszty

Koszty obsługi informatycznej dla firm są zwykle wyższe niż koszty zatrudnienia wewnętrznego działu IT. 50-osobowa organizacja może spodziewać się wydatków rzędu 60 tys. dolarów rocznie, czyli około 100 dolarów na użytkownika. Niektórzy dostawcy pobierają dodatkowe opłaty za sesje planowania strategicznych celów biznesowych i awaryjne wizyty na miejscu. Jednak oszczędności w porównaniu z zatrudnieniem pełnoetatowego wewnętrznego działu IT są znaczne. Dostawcy outsourcingu IT dysponują również narzędziami, które pomagają firmom zmniejszyć ryzyko i poprawić efektywność.

Oprócz kosztów zatrudnienia zewnętrznej firmy informatycznej, firmy muszą również brać pod uwagę jakość otrzymywanych usług. Podczas gdy koszty outsourcingu IT są często najważniejszym czynnikiem, nigdy nie należy poświęcać jakości. Chociaż kuszące jest wybranie najniższej ceny, ryzykowne jest wybranie dostawcy, który zapewnia niską jakość. Skończy się na płaceniu więcej za ponowne wykonanie pracy później. Zamiast tego, należy szukać firm o wysokich wartościach korporacyjnych i wiedzy technologicznej.

Zatrudnienie zewnętrznego zespołu IT jest bardziej przystępne niż mogłoby się wydawać. Wiele firm może zaoszczędzić nawet 50% na swoich wydatkach na IT. Jeden programista może kosztować 3 400 dolarów miesięcznie, a starszy programista 6 400 dolarów. Jednak koszty te nie obejmują czasu potrzebnego na zatrudnienie nowego zasobu.

Outsourcing może również obniżyć koszty rozwoju oprogramowania. Wiele firm decyduje się na zatrudnienie zdalnych programistów w Indiach, na Filipinach lub w innych ośrodkach IT, aby skorzystać z niedrogiej puli talentów. W ten sposób mogą skorzystać z niższych płac i wyeliminować wiele innych kosztów, które wiążą się z zatrudnianiem programistów wewnętrznych. Może to zaoszczędzić firmie znaczną ilość pieniędzy.

Outsourcing to kopalnia złota dla firm, ale istnieją ukryte koszty, z których organizacje mogą nie zdawać sobie sprawy. Należą do nich koszty zatrudnienia, koszty serwera, transferu wiedzy i koszty kontraktowania. Zrozumienie tych kosztów może pomóc klientom w podjęciu lepszych decyzji przy rozważaniu outsourcingu. Korzyści z outsourcingu są oczywiste, ale nadal ważne jest, aby zważyć je z kosztami z nim związanymi.

Okres przejściowy

Okres przejściowy to czas po podpisaniu umowy, a przed rozpoczęciem świadczenia usług. Ważne jest, aby ten czas był traktowany z szacunkiem i delikatnością. Może on wzmocnić lub zniszczyć relacje klient-dostawca. Wdrożenie najlepszych praktyk i konsultacje z osobami mającymi doświadczenie w takich przejściach zwiększą szanse na sukces.

Oprócz czasu i pieniędzy, firmy muszą wziąć pod uwagę koszty przesunięcia obecnych pracowników. Jest to obszar, który wiele firm pomija, a może on powodować problemy jeszcze wiele miesięcy po podpisaniu umowy outsourcingowej. Firma powinna uwzględnić koszty przesunięć, które mogą obejmować odprawy lub ugody w Sądzie Pracy.

Udany proces przejściowy ma kluczowe znaczenie dla firmy. Okres przejściowy powinien być starannie zarządzany, aby zapewnić, że zlecone usługi będą spełniać wymagania i oczekiwania biznesowe. Powinien obejmować szczegółową dokumentację, która definiuje zakres usług i aktywa, które zostaną przekazane. Ponadto, jasny plan komunikacji jest niezbędny do zapewnienia płynnego procesu przejścia.

Okres przejściowy jest kluczowy dla każdej firmy, która chce przejść na zewnętrznego dostawcę usług IT. Konieczne jest, aby obie strony rozumiały wzajemne cele oraz nawiązały otwartą komunikację i współpracę z dostawcą usług. Pozwoli to obu stronom czuć się komfortowo i osiągnąć swoje cele. Niektóre usługi outsourcingu IT są proste, podczas gdy inne wymagają bardziej złożonego planowania i wdrażania.

Okres przejściowy jest często najtrudniejszym okresem w każdej relacji outsourcingowej. Jednak większość nabywców i dostawców usług rozumie znaczenie ustanowienia solidnych ram zarządzania, które pomogą obu stronom zidentyfikować wyzwania i wspólnie pracować nad ich rozwiązaniem. Istotnym problemem w fazie przejściowej jest często brak dokumentacji procesów i systemów. Dodatkowo, wiele firm nie budżetuje wystarczająco dużo czasu na okres przejściowy.

Pomimo tych obaw, płynne przejście jest niezbędne dla udanej relacji z outsourcerem. W idealnym przypadku proces przejścia trwa zaledwie tydzień do kilku tygodni. W tym czasie sprzedawca wykona większość planowania wymaganego w projekcie outsourcingowym. Kupujący powinien jednak poinformować dostawcę outsourcingu o wszystkich umowach ze stronami trzecimi i upewnić się, że usługa jest wykonywana na wymaganym poziomie.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]