Rozważania dotyczące outsourcingu IT dla firm

Outsourcing do obsługi IT dla firm jest popularną opcją dla przedsiębiorstw. Jednak przed podjęciem decyzji należy rozważyć kilka czynników, w tym bezpieczeństwo, koszty i okres przejściowy. Firmy outsourcingowe zapewniają różnorodną obsługę informatyczną dla firm firm we wszystkich branżach. Oprócz zmniejszenia kosztów, outsourcing oferuje również wiele korzyści.

Koszty

Outsourcing IT jest coraz popularniejszym sposobem zarządzania kosztami. Jednak klienci muszą być świadomi ukrytych kosztów, które dostawcy usług mają niewielką motywację do ujawniania. Doświadczeni szefowie działów IT wiedzą, jak poruszać się po tych pułapkach. Wielu klientów outsourcingu przyjęło rozwiązania chmurowe i praktyki typu „wszystko jako usługa”. Ponadto wdrożyli oni nowe sposoby pracy, aby umożliwić zwinną transformację cyfrową.

Koszty ukryte obejmują koszty sporządzania umów i zapytań ofertowych, oceny wyników wykonawców i rozstrzygania sporów. Obejmują one również koszty zwolnienia pracowników oraz wypłaty odpraw i odszkodowań dla bezrobotnych. Koszty outsourcingu muszą być rozpatrywane w sposób całościowy, a firmy muszą koniecznie obliczyć różnicę między kosztami poniesionymi a zaoszczędzonymi.

Koszty outsourcingu IT różnią się również w zależności od zastosowanego modelu współpracy. Firmy posiadające wewnętrzne działy IT mogą zdecydować się na zwiększenie liczby pracowników, dedykowane zespoły lub outsourcing projektów. Model pay-as-you-go eliminuje duże koszty początkowe i rozkłada koszty w czasie. Pomaga to firmom zarządzać kosztami w różnych działach i pozwala na bardziej efektywne budżetowanie. Pozwala również uniknąć niespodziewanych płatności i zapewnia przewidywalne przepływy pieniężne.

Przeciętna 50-osobowa organizacja zapłaciłaby od 60 tys. do 200 tys. dolarów rocznie za dwóch pracowników IT. Jednak pensje nie obejmują PTO, ubezpieczenia i innych kosztów ogólnych. Jeśli firma rośnie, dwóch pracowników nie może obsłużyć obciążenia pracą, a to musiałoby zatrudnić dodatkowy Tier 1 technik help desk, co jeszcze bardziej zwiększyłoby koszty ogólne. Oprócz wynagrodzeń, firma będzie musiała zapłacić za szkolenia dla swoich pracowników, wymiany sprzętu i nagłych wypadków.

Rodzaj IT, które firma zleca na zewnątrz, jest również kluczowy w określaniu kosztów. Niektórzy dostawcy oferują standardowe usługi, podczas gdy inni oferują luksusowe usługi wysokiej klasy. W innych przypadkach dostawcy usług zarządzanych pobierają dodatkowe opłaty za wsparcie na miejscu lub nowy komputer. Istnieje wiele modeli cenowych dla zarządzanych usług IT dla firm, a właściwa decyzja będzie zależeć od rodzaju usług, których potrzebuje Twoja firma.

Obsługa informatyczna firm to świetny sposób na obniżenie kosztów przy jednoczesnej poprawie wydajności. Usługi zarządzane mogą zmniejszyć przestoje i przyspieszyć działanie sieci. Dobrze utrzymana infrastruktura technologiczna poprawi produktywność pracowników.

Bezpieczeństwo

Jeśli Twoja organizacja rozważa outsourcing bezpieczeństwa dla swojej firmy, musisz starannie wybrać dostawcę usług bezpieczeństwa. W końcu potrzeby Twojej firmy w zakresie bezpieczeństwa mogą być znacznie bardziej złożone niż zwykłe bezpieczeństwo IT. Wybór odpowiedniego SOC może pomóc Ci spełnić wymagania dotyczące bezpieczeństwa, jednocześnie zachowując kontrolę i niezależność. Przed wyborem dostawcy usług bezpieczeństwa należy rozważyć następujące czynniki:

Po pierwsze, upewnij się, że Twój sprzedawca przestrzega ścisłej polityki bezpieczeństwa. Polityka ta powinna wyraźnie rozgraniczać dane wrażliwe i zwykłe. Powinna również określać zasady i wytyczne dotyczące właściwej ochrony danych. Dobrzy dostawcy outsourcingu bezpieczeństwa będą przestrzegać takich zasad, a także przeprowadzać regularne audyty bezpieczeństwa sieci. Pomoże to zapewnić, że bezpieczeństwo Twojej firmy jest utrzymywane przez cały czas.

Po drugie, wybór odpowiedniej technologii dla Twojej firmy ma kluczowe znaczenie. Podczas gdy zespoły wewnętrzne mogą być lepiej przygotowane na wyzwania stawiane przez współczesne cyberzagrożenia, mogą nie być w stanie skutecznie wybrać odpowiednich narzędzi. Outsourcowani dostawcy mogą to ułatwić, a także zapewnią, że Twoje rozwiązania bezpieczeństwa są zainstalowane i zintegrowane prawidłowo. Zmniejszy to ryzyko korzystania przez Twoją firmę z przestarzałych technologii. Wreszcie, musisz mieć zdolność do skalowania operacji bezpieczeństwa w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby biznesowe i zagrożenia.

Wybierając dostawcę usług outsourcingu w zakresie cyberbezpieczeństwa, należy upewnić się, że ma on na koncie dobre usługi. Sprawdź ich stronę internetową i poszukaj czerwonych flag. Jeśli mają wysoki wskaźnik rotacji, niskiej jakości recenzje lub nieprofesjonalną stronę internetową, możesz szukać gdzie indziej. Należy również uważać na firmy, które nie oferują niestandardowych rozwiązań w zakresie cyberbezpieczeństwa.

Kolejną zaletą outsourcingu bezpieczeństwa jest oszczędność kosztów. Często dostawcy zarządzanych usług bezpieczeństwa pobierają opłaty w trybie miesięcznym. Oprócz oszczędności kosztów, dostawcy zarządzanych usług bezpieczeństwa mają doświadczenie w ochronie firm przed zagrożeniami cybernetycznymi. Rozumieją, jak działają hakerzy i jakie są różne metody penetracji. Dzięki temu Twój zespół ds. bezpieczeństwa będzie lepiej przygotowany do reagowania na zagrożenia i utrzymywania bezpieczeństwa informacji.

Outsourcing cyberbezpieczeństwa jest jednym z najczęstszych sposobów zabezpieczenia cyfrowych zasobów firmy. Eksperci ds. cyberbezpieczeństwa specjalizują się w tej dziedzinie i mogą pomóc we wdrożeniu nowych technologii w celu ochrony firmy. Rozumieją również najskuteczniejsze strategie ochrony systemów. Outsourcing usług z zakresu cyberbezpieczeństwa może pomóc Twojej firmie dostosować się do nowych technologii i działać bardziej efektywnie.

Prywatność

Przy outsourcingu IT dla firm należy pamiętać o kilku kwestiach, w tym o zabezpieczeniu danych osobowych. Dostawcy usług outsourcingowych muszą wdrożyć zabezpieczenia administracyjne, techniczne i fizyczne. Obejmuje to ograniczenie dostępu do danych osobowych, zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych oraz zapewnienie dostępu do obiektów, w których znajdują się dane. Dodatkowo, wiele przepisów dotyczących prywatności wymaga konkretnych postanowień umownych.

Chociaż prywatność może oznaczać różne rzeczy dla różnych firm, kwestia ta jest nadal istotnym problemem w praktycznie wszystkich transakcjach outsourcingowych. Przepisy GDPR i CCPA mogą nie mieć zastosowania do transakcji outsourcingowych, ale mają zastosowanie do gromadzenia i przetwarzania danych osobowych. Firmy odkrywają, że łatwiej i taniej jest stosować te same procedury ochrony prywatności w całym przedsiębiorstwie.

Umowy dotyczące usług outsourcingowych powinny określać jasny proces ochrony prywatności w fazie projektowania. Umowy te powinny odzwierciedlać wrażliwy charakter danych osobowych i charakter firmy. Firmy powinny również wymagać od partnerów outsourcingowych ochrony ich danych osobowych za pomocą rozsądnych zabezpieczeń technicznych i fizycznych. Powinny też regularnie testować swoje polityki ochrony danych.

Podczas outsourcingu IT dla firm, istotne jest, aby zapewnić, że wszystkie procesy i praktyki są zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych. Dane osobowe przekazywane dostawcy usług outsourcingowych będą prawdopodobnie przechowywane poza zaporami ogniowymi firmy, dlatego kluczowe jest wybranie renomowanej firmy. Ponadto firmy powinny określić, jakie rodzaje danych muszą chronić i jakie rodzaje zabezpieczeń są im potrzebne.

Okres przejściowy

Okres przejściowy jest krytycznym czasem dla obu stron. W tym czasie przychodząca firma outsourcingowa IT i odchodzący dostawca usług muszą ustalić podstawy istniejącego środowiska. Ponadto, odchodzący zespół może być zobowiązany umową do współpracy. Oznacza to, że organizacja musi zapewnić wsparcie i zagwarantować, że transfer wiedzy odbędzie się bezproblemowo. Ważne jest również, aby utrzymać na miejscu kluczowy personel do czasu zakończenia okresu przejściowego. Wykorzystanie szablonów, kwestionariuszy i najlepszych praktyk może pomóc w ułatwieniu tego okresu.

W tym czasie powstają największe zagrożenia dla organizacji, które zleciły procesy biznesowe na zewnątrz. Pracownicy muszą przestawić się na nowy sposób pracy, co może wymagać przeprojektowania procesów i zmiany narzędzi. Zmiany te mogą opóźnić realizację celów biznesowych. Dlatego zarówno firmy, jak i dostawcy usług powinni pracować w tym samym tempie, aby zminimalizować wpływ na pracowników i operacje.

Aby zapewnić płynne przejście, obie strony powinny uzgodnić niezbędne kamienie milowe i terminy. Proces ten powinien również zapewnić, że personel pozostanie zmotywowany i skoncentrowany. Ważne jest również, aby osoby przenoszące się traktować z szacunkiem. W tym czasie należy zidentyfikować projekty, określić zakresy odpowiedzialności i uzgodnić parametry podpisu.

Chociaż okres przejściowy jest krytycznym czasem, jest to również dobra okazja do rozwinięcia silniejszych relacji klient-dostawca. Korzystanie z najlepszych praktyk i konsultanta może ułatwić to przejście. Mogą one również pomóc w ograniczeniu ryzyka. Dobrym pomysłem jest skorzystanie z usług doświadczonej firmy doradczej w zakresie outsourcingu.

Outsourcing dla firm często wymaga rozległego planowania i nadzoru. Kiedy firmy po raz pierwszy dokonują outsourcingu, ich zespoły często napotykają wyzwania, które wymagają współpracy. Ważne jest, aby upewnić się, że okres przejściowy przebiega gładko i że obie strony będą współpracować, nie bawiąc się w obwinianie. Dobrze przemyślany proces zapewni, że proces outsourcingu nie będzie miał negatywnego wpływu na działalność biznesową.

W okresie przejściowym partner outsourcingowy będzie musiał opracować szczegółowy plan przejścia. Plan ten powinien obejmować zarządzanie, określony zespół projektowy oraz podejście do metodologii projektu strukturalnego. Powinien również określać zakres usług i obejmować wszelkie aktywa, umowy i personel wymagany w okresie przejściowym.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]